Bawaslu Jateng Luncurkan Transformasi Tata Kelola Arsip Digital
Suasana peluncuran transformasi ta kelola arsip digital (foto:ist)
Semarangsekarang.com (Semarang),- Untuk menjalankan inovasi penataan arsip di era digital, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Provinsi Jawa Tengah meluncurkan Program Transformasi Tata Kelola Arsip Digital (TATA ARSIP). Sebuah inovasi strategis yang bertujuan memperkuat sistem pengelolaan arsip dan dokumen kelembagaan dalam rangka mendukung transparansi, akuntabilitas, serta efisiensi kerja pengawasan pemilu. Program ini lahir dari ide inovatif Kepala Bagian Administrasi Bawaslu Provinsi Jawa Tengah Tri Adiyanto Baay, S.STP., M.Ec.Dev.
Hingga kini, program TATA ARSIP telah menghimpun sebanyak 8.782 dokumen digital hasil pengawasan Pemilu 2024 dari 14 Bawaslu Kabupaten/Kota di Jawa Tengah, nantinya secara bertahap seluruh dokumen hasil pengawasan Pemilu dan Pemilihan dari 35 Bawaslu Kabupaten/Kota akan dihimpun dalam program ini.
menurut Tri Adiyanto, Program ini lahir dari kesadaran akan pentingnya tata kelola arsip yang modern, cepat, dan tertata. Menurutnya Arsip bukan sekadar kumpulan dokumen administratif, melainkan aset penting yang merekam perjalanan demokrasi, sekaligus menjadi bukti pertanggungjawaban publik. Program ini meliputi digitalisasi arsip fisik hasil pengawasan Pemilu dan Pemilihan 2024, penerapan sistem pengelolaan arsip elektronik, penguatan kapasitas SDM, serta kerja sama dengan lembaga kearsipan di Bawaslu Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah.
Bawaslu Provinsi Jawa Tengah menganggap arsip bukan sekadar kumpulan dokumen administrasi, melainkan aset berharga dan bukti autentik perjalanan lembaga yang berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan, rujukan sejarah, hingga bentuk pertanggungjawaban atas keterbukaan informasi publik.
Di sisi lain program TATA ARSIP ini bertujuan untuk mendukung tugas-tugas pelayanan informasi publik yang selama ini telah dilakukan oleh PPID Bawaslu Provinsi Jawa Tengah. Setelah dilakukan pengklasifikasian, keseluruhan arsip digital yang bersifat terbuka untuk publik akan dimasukan ke dalam Daftar Informasi Publik, informasi ini akan sangat berguna disaat masyarakat mengajukan permohonan informasi publik ke Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.
Sejak tahun 2019 hingga saat ini, tercatat sudah ada sebanyak 188 permohonan informasi publik yang masuk ke PPID Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, permohonan informasi tersebut didominasi oleh kalangan mahasiswa maupun media yang meminta data hasil pengawasan Pemilu dan Pemilihan yang telah dilakukan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, hal tersebut menunjukan bahwa arsip merupakan aset yang berharga tidak hanya bagi Bawaslu tetapi juga bagi masyarakat luas.
Bisa dibayangkan jika Bawaslu Provinsi Jawa Tengah tidak sesegera mungkin melakukan transformasi tata kelola arsip digital, akan ada banyak dokumen fisik yang berisi data-data penting hasil pengawasan pemilu dan pemilihan yang berpotensi rusak atau hilang karena tidak terkelolanya arsip dengan baik, sehingga akan menyebabkan hilangnya hak masyarakat untuk mendapatkan informasi dari Bawaslu Provinsi Jawa Tengah dengan mudah, sesuai dengan amanah Undang-Undang nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik.
Dengan diluncurkannya program TATA ARSIP ini, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah berharap pengelolaan arsip dapat menjadi lebih profesional, responsif, dan sesuai dengan prinsip good governance. Sehingga transformasi tata kelola arsip digital ini tidak hanya meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip, tetapi juga menjadi bagian dari upaya percepatan reformasi birokrasi serta peningkatan transparansi lembaga pengawas pemilu.
Bawaslu Provinsi Jawa Tengah juga menyampaikan apresiasi kepada seluruh pihak yang telah mendukung lahirnya program ini, termasuk jajaran sekretariat, Bawaslu Kabupaten/Kota, serta mitra kerja terkait yaitu Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Jawa Tengah serta Komisi Informasi Provinsi Jawa Tengah. Harapannya program ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan efektivitas tata kelola arsip, tetapi juga menjadi bagian penting dalam memperkuat kepercayaan publik terhadap lembaga pengawas pemilu.
Bawaslu Provinsi Jawa Tengah menegaskan bahwa peluncuran ini bukanlah akhir, melainkan awal dari perjalanan panjang membangun kelembagaan yang adaptif terhadap perkembangan teknologi. Ke depan, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah berkomitmen untuk terus melakukan inovasi di bidang kearsipan, termasuk integrasi dengan sistem nasional dan pengembangan pusat arsip digital yang lebih luas.
Ke depan, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah berkomitmen untuk terus melakukan inovasi di bidang kearsipan, termasuk integrasi dengan sistem nasional dan pengembangan pusat arsip digital yang lebih luas. Bagi siapapun yang membutuhkan data dan informasi pengawasan pemilu dan pemilihan maka bisa menyampaikan permohonan ke Bawaslu Jawa Tengah. “Bawaslu selalu terbuka dan memberikan pelayanan informasi secara maksimal,” kata Tri Adiyanto. (wahid/ss)
